Voor haar bedrijfsvoering is Optiek Ninon op zoek naar een ervaren directiesecretaresse. Je bent als directiesecretaresse het eerste aanspreekpunt van de directie en het management. Als directiesecretaresse beheer je de agenda van de directie en het management, en ondersteun je deze bij meetings of vergaderingen met onder andere de planning, voorbereiding en organisatie, en het notuleren. Je beheert ook de binnenkomende en uitgaande correspondentie.
Je bent gedreven, proactief en resultaatgericht. Daarnaast herken je jezelf in de volgende competenties:
- Nauwkeurig.
- Plannen en organiseren, inclusief voortgangscontrole.
- Kwaliteitsgericht.
- Communicatief sterk (zowel schriftelijk als mondeling).
- Flexibel.
- Klantgericht.
Hoofdtaken:
- Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken.
- Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken en deze voorbereiden.
- Opzetten van interne en externe correspondentie zoals het opstellen, finaliseren, en reviewen van brieven, e-mails en memo’s.
- Organiseren en coördineren van events.
- Plannen en bezoeken van zakenreizen.
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
- Verzamelen van gegevens ten behoeve van het maken van samenvattingen voor verslaglegging en rapportages.
- Acties en deadlines bewaken.
- Onderhouden van contacten met in- en externe relaties.
- Bijhouden van en waar nodig anticiperen op (e-mail) correspondentie.
- Samen met de collega’s het archief bijhouden van het directiesecretariaat.
Functie-eisen:
- Opleiding Directiesecretaresse of Office Assistant.
- Goede beheersing van MS Word, PowerPoint en Excel.
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal (woord en geschrift).
- In het bezit van een rijbewijs B.
Wij bieden naast een passend salaris en additionele prestatiebeloningen, goede secundaire arbeidsvoorwaarden en een aangename werksfeer in een dynamisch team.
Heb je de juiste ervaring, herken jij jezelf in het profiel en wil je in aanmerking komen voor deze uitdaging? Stuur dan een sollicitatiebrief met Curriculum Vitae naar working@optiekninon.net.
